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ACTUALITÉS

Prise en charge des frais de transport (Pass Navigo, trains…)

Posté le 21 février 2018 par Eric Labonne dans Actualités

Un arrêt de la cour de cassation en date du 26 septembre 2012 est venu préciser les modalités de prise en charge des titres de transport public dès lors que les titres de transport ont été remis ou présentés à l’employeur par le salarié.

Modalité de prise en charge :  L’employeur procède au remboursement des titres achetés par les salariés dans les meilleurs délais et, au plus tard, à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés. Les titres dont la période de validité est annuelle font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

La prise en charge des frais de transport par l’employeur est subordonnée à la remise ou, à défaut, à la présentation des titres par le salarié et de la copie de l’abonnement souscrit par le salarié.

Pour être admis à la prise en charge, les titres doivent permettre d’identifier le titulaire et être conformes aux règles de validité définies par l’établissement public, la régie, l’entreprise… qui les a émis ou délivrés, ou, le cas échéant, par la personne chargée de la gestion du service public de location de vélos.

Lorsque le titre d’abonnement à un service public de location de vélos ne comporte pas les noms et prénoms du bénéficiaire, une attestation sur l’honneur du salarié suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement.

Pour les salariés intérimaires, une attestation sur l’honneur adressée à l’entreprise de travail temporaire mentionnée à l’article L. 1251-45 du code du travail, qui est leur employeur, suffit pour ouvrir droit à la prise en charge des frais d’abonnement à un service de transport public de voyageurs ou à un service public de location de vélos (articles R3261-4 et R 3261-5 du code du travail.)

Un accord collectif de travail peut prévoir d’autres modalités de preuve et de remboursement des frais de transport, mais en aucun cas il ne peut imposer que les délais de remboursement des titres excédent ceux mentionnés ci-dessus (article R 3261-6 du code du travail.)

En cas de changement des modalités de preuve ou de remboursement des frais de transport, l’employeur avertit les salariés au moins un mois avant la date fixée pour le changement (article R 3261-7 du code du travail.)

Salariés prenant les transports en commun

L’employeur doit obligatoirement participer au coût des abonnements souscrits par vos salariés pour leur trajet résidence – lieu de travail à hauteur de 50 % (sur la base du tarif de seconde classe), que l’entreprise soit située en province ou dans la région parisienne.

Toute participation de l’entreprise au-delà de 50 % est facultative (sauf dispositions conventionnelles contraires) mais reste possible. La partie correspondant à la prise en charge obligatoire est exonérée. Au-delà, le montant total de l’avantage est exonéré dans la limite des frais réels du salarié.

L’obligation de prise en charge couvre les abonnements aux moyens de transports publics de personnes ainsi que les frais d’abonnement aux services publics de location de vélos.

Vous pouvez refuser la prise en charge lorsque le salarié perçoit déjà des indemnités relatives à ses déplacements domicile – travail d’un montant supérieur ou égal à la prise en charge obligatoire.

Procéder au paiement

Le versement de la prise en charge des titres se fera au plus tard à la fin du mois suivant celui pour lequel ils ont été validés et sera répercuté sur la feuille de paie. Les titres annuels font l’objet d’une prise en charge répartie mensuellement pendant la période d’utilisation.

Vous devez obligatoirement conserver comme justificatifs :

  • la copie du titre de transport ;
  • l’attestation annuelle sur l’honneur du salarié, pour les douze mois à venir, précisant son domicile et l’abonnement utilisé.

L’employeur peut refuser de verser la prise en charge au titre des transports en commun si le salarié ne présente pas ses justificatifs
La prise en charge par l’employeur d’une partie des abonnements annuels est répartie sur les mois de la période d’utilisation. Mais le salarié doit remettre ou présenter ses titres. À défaut, l’employeur n’a aucune obligation de prise en charge.

 

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La société L et L Consultants Associés, fondée par Eric LABONNE en 2006, à l’origine de la dématérialisation des formalités légales dans les tribunaux de commerce assure les activités suivantes pour faciliter la vie des entrepreneurs :

  • Création et immatriculation d’entreprises au Registre du Commerce et des Sociétés
  • Formalités administratives et légales en cours de vie sociale
  • Assistance administrative et financière externalisée : Externalisation de la paie et saisie comptable (sans affectation, supervision et révision comptable assurée par notre expert-comptable)
  • Recouvrement amiable de factures impayées

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